Seks faktorer at overveje før du vælger system til havnestyring

Uanset om du skal vælge dit første styringssystem til havne eller blot skifter fra en software til en anden, kan hele oplevelsen være overvældende. 

Ikke blot fordi der er forskellige løsninger at vælge mellem, men også fordi der er flere faktorer, du skal tage stilling til. 

For at gøre processen lidt lettere har vi identificeret de vigtigste faktorer, du bør tage i betragtning, når du vælger software til din havn. Fra implementeringsmetoder til funktionalitet, fra integrationer til brugeroplevelse, dækker vi seks faktorer, du bør overveje, når du vælger software til din havn eller yachtklub.   

1) Cloud vs. on-premise

Det kan lyde komplekst, men det behøver det ikke være.

Med en cloud-baseret software behøver du hverken at have egen server eller teknisk ekspertise. Du kan simpelthen logge ind på systemet i din foretrukne browser, og så er du er klar til at bruge systemet. Alle oplysninger ligger på leverandørens server. Det betyder også, at du altid bruger den nyeste version af softwaren. Det er dog vigtigt, at være online hele tiden. Hvis din internetforbindelse svigter, vil du ikke kunne få adgang til dataene. 

Med en on-premise-løsning ejer du softwaren, og den er fysisk hostet på din lokation. Derfor vil du have direkte adgang til serverne, hvis du ønsker at integrere med andre maritime applikationer. Samtidig slipper du for at håndtere tilbagevendende abonnementsomkostninger. Du vil dog have brug for internt IT-personale samt at købe det nødvendige hardware og software og pådrage dig højere omkostninger i begyndelsen.

2) Vid hvilke funktioner du har brug for, og tjek om der er mulighed for skræddersyede løsninger

Hver havn er unik hvad angår processer, mål og økonomisk dynamik. At forpligte sig til et ufleksibelt system er simpelthen ikke smart. Derfor skal du vælge et system, der er fleksibelt og kan tilpasses i overensstemmelse med dine unikke behov og mål. 

Identificer de vigtigste funktioner, du forventer at finde i systemet. Du kan ligeledes notere dem, der er fine at have, men ikke essentielle. Herfra kan du forhandle og blive enige om levering af de nødvendige funktioner, inden du køber systemet. Det er altid godt at diskutere behov og krav med sin softwareleverandør. 

Ofte kommer software til havnestyring med mange funktioner, der skal appellere til et bredt spektrum af havne. Sørg for ikke at betale for en løsning, der er "one-size-fits-all". Vælg i stedet en leverandør, der kan tilpasse sig dine behov!

3) Sørg for, at systemet kan integreres med andre applikationer

For nogle have kan dette være en af de vigtigste faktorer at overveje, når de vælger software. Hvis et havnestyringssystem skal hjælpe dig, skal det kunne strømline driften.

Derfor skal det helst være muligt, at integrere med andre systemer. Dt gør det muligt at synkronisere med dit regnskabssystem, men også med andre systemer, du bruger, såsom adgangskontrolsystemer, on-premise hardware, betalinger, elforbrug osv. Dette vil gøre det muligt for dit styringssystem at fungere i harmoni med alle andre nytige værktøjer, så du kan træffe bedre informerede beslutninger og strømline driften.

Infografik – 6 faktorer at overveje, før du vælger dit marina management system

4) Vær opmærksom på brugeroplevelse og brugervenlighed

Et af de mest afgørende kriterier, når du vælger et system til havnestyring, er din oplevelse af brugervenlighed. Hjælper det dig med at udføre en opgave hurtigere? Er det intuitivt? Kan du let lære en af dine kolleger, hvordan man udfører en opgave i systemet?

Du kan bede en leverandør om at vise dig, hvor mange klik det tager at udføre en specifik opgave (f.eks. sende fakturaer). Mens du observerer, spørg dig selv: Hvor effektivt og tilfredsstillende er brugerfladen? Kan du let overskue platformen? Er flowet logisk? 

Alt dette udgør brugeroplevelsen, som kan gøre den daglige drift langt lettere, men potentielt også mere kompliceret. Sørg derfor for at evaluere brugeroplevelsen og brugervenligheden, inden du træffer et valg.

5) Tjek om oplæring og hurtig kundesupport er tilgængelig

Et system til havnestyring er ikke godt, hvis du ikke ved, hvordan du bruger det korrekt.

At have den rigtige oplæring og support er blandt de vigtigste faktorer for en let opstart. Det er ligeledes vigtigt, at hele teams bliver oplært, så I kan være fælles om at lette den daglige drift.

Når du har opsat systemet, kan man støde på udfordringer. Dette gør det vigtigt for dig at vælge et system, der tilbyder hurtig kundesupport.

Find ud af, hvilken slags optræning og support der er tilgængelig, om den er gratis eller ej, om den er generel (f.eks. videotutorials eller artikler) eller tilpasset (f.eks. personlige træningssessioner). 

Det er også nyttigt at observere og vurdere din kommunikation med softwareleverandøren fra starten. Det kan give dig en god fornemmelse af, hvilken service og support du kan forvente senere, når du bruger systemet. Det er selvfølgelig bedst med en venlig, tilgængelig og professionel support, når det kommer til at lære nye ting eller løse problemer.

6) Anmod om en demo

Aldrig vælge et system uden at se eller teste det først.

Den bedste løsning er at starte med en live demonstration af din software, som kan tilpasses dine unikke behov. 

I løbet af en live demo-session viser en sælger dig rundt i softwaren. Kun de funktioner og funktionaliteter, der er relevante for din havn, bør præsenteres. Her kan du stille spørgsmål og bedre forstå, hvordan forskellige funktioner potentielt vil gavne din havn og forenkle dine daglige administrative opgaver. 

Bed eventuelt om at modtage loginoplysninger til systemet, så du kan klikke rundt og se, hvordan alt fungerer. Prøv også at udføre de vigtigste opgaver, du vil have, at systemet skal hjælpe dig med.

Sørg altid for at få syn med sagen, når du vælger software.

Konklusion

Det rette system kan forenkle din havnestyring og spare dig en hel masse tid. Omvendt kan det forkerte system skabe ekstra arbejde og ikke mindst frustration.

At træffe det rigtige valg, kan være overvældende. Hvis du tager de ovenstående faktorer i betragtning, er du dog godt klædt på til at tage den rette beslutning.