6 faktorer du bør overveje, før du vælger et system til havneadministration

Uanset om du vælger dit første marina management system eller blot skifter fra et havnesystem til et andet, kan hele oplevelsen være overvældende.

Udfordringen ligger ikke kun i, at der er forskellige løsninger og teknologier at vælge imellem, men også fordi der er flere faktorer, der kræver din opmærksomhed, research og overvejelser.

For at gøre dit liv lettere og hele udvælgelsesprocessen lidt mere simpel, har vi identificeret de vigtigste faktorer, du bør overveje, når du vælger systemet. Fra implementeringsmetoder til funktionalitet, fra integrationer til brugeroplevelse, vi dækker 6 faktorer, du skal overveje, når du vælger et marina management system til din marina, havn eller sejlklub.

1. Beslut om implementering af marina-software: cloud vs lokalt installeret

Begge løsninger har deres positive og negative sider – vælg, hvad der er mest relevant for dine unikke marina behov.

Med en cloudbaseret software løsning har du ikke brug for en server eller teknisk ekspertise blandt dine ansatte. Du kan blot logge ind på systemet i din foretrukne internetbrowser, og du er klar til at bruge det. Alle oplysninger findes på leverandørens server, det betyder også, at du altid bruger den nyeste version af softwaren. Du skal dog altid være online, og hvis du ikke kan komme på nettet, kan du ikke bruge systemet.

Med en lokal løsning ejer du softwaren, og den hostes fysisk på din placering. Således har du direkte adgang til serverne, hvis du vil integrere med andre marine applikationer. Desuden behøver du ikke håndtere tilbagevendende abonnementsafgifter. Du skal dog have dit interne it-personale og købe den nødvendige hardware og software samt afholde højere startomkostninger.

2. Hav styr på hvilke funktioner du har brug for, og kontroller om systemet er fleksibelt

Hver marina er unik og der er mange forskellige processer, mål og prioriteter rundt om i havnene. At låse sig fast til et sæt basale eller ufleksible funktioner er ikke optimalt. Vælg derfor marina system, der er fleksibelt og tilpasses løbende på baggrund af dine behov og ønsker.

Identificer de vigtigste funktioner, du forventer at finde i systemet såvel som de, der ville være rare at have, men ikke er alt afgørende. Du kan forhandle og aftale leveringen af ​​de funktioner, som ville være gode at have på sigt, før du køber systemet – vær ikke bange for at bringe det op med din softwareleverandør.

Meget ofte kommer marinahåndteringssoftware med mange funktioner, der skal appellere til et bredt spektrum af lystbådehavne. Du ønsker ikke at betale for løsningen, der er “one-size-fits-all”. Vælg i stedet en marina-softwareleverandør, der kan sætte en løsning op som passer til dine behov!

Du ønsker ikke at betale for løsningen, der er “one-size-fits-all”

3. Sørg for, at systemet integrerer med andre systemer

For nogle lystbådehavne kan dette være en af de vigtigste faktorer, der skal overvejes, når man vælger marina management software. Husk, at du ikke køber en marina-software som endnu et system i samlingen af alle de andre systemer I evt. bruger. Du køber det for at hjælpe dig med at strømline dine opgaver.

Din havneadministrations software skal kunne integrere med med dit regnskabssystem, men du kan med fordel vælge et system som integrerer med adgangskontrol, elforbrug osv Dette giver dit marina management system mulighed for at arbejde i harmoni med alle de andre værktøjer, så du kan spare tid og have et bedre overblik.

6 faktorer du skal overveje, når du vælger dit havneadministrations system

4. Vær opmærksom på brugeroplevelse og brugervenlighed

Et af de mest afgørende kriterier, når du vælger et marina management system, er, hvordan du har det, og hvad du oplever, når du bruger det. Hjælper det dig med at udføre en opgave hurtigere? Er det intuitivt? Kunne du lære en af dine kolleger, hvordan man udfører en opgave i systemet på få minutter?

Du kan bede en leverandør om at vise dig, hvor mange klik det tager at udføre en bestemt opgave (f.eks. sende fakturaer). Når du observerer, så spørg dig selv: Hvor effektiv og tilfredsstillende er brugergrænsefladen? Er knapperne mærket tydeligt? Er processen intuitiv?

Alt dette udgør brugeroplevelse, som gør dit daglige liv med at styre din havnen enten nemmere og sjovere eller potentielt mere kompliceret og irriterende. Sørg for at evaluere brugeroplevelse og brugervenlighed, før du foretager et køb.

5. Kontroller, om træning og hurtig kundesupport er tilgængelig

Ethvert havnesystem er ikke godt, hvis du ikke ved, hvordan du bruger det korrekt. At få ordentlig træning og support er derfor en vigtig faktor når valget skal træffes.

Når du er færdig med opsætningen af ​​systemet, er det naturligt, at der vil opstå spørgsmål og tekniske fejl. Dette gør det vigtigt for dig at vælge et system, der giver hurtig kundesupport.

Find ud af, hvilken form for træning og support der er tilgængelig, om det er gratis eller ej, om det er generelt (f.eks. Video-tutorials eller artikler) eller tilpasset (f.eks. Personlige live-træningssessioner).

Det er også nyttigt at observere og evaluere din kommunikation med en leverandør lige fra starten. Dette kan muligvis give dig en bedre forståelse af, hvad du kan forvente senere, når du bruger systemet. Du vil have nogen, der er venlig, støttende og professionel ved din side, når det kommer til at lære nye ting eller løse problemer.

6. Anmod om en demonstration

Vælg aldrig noget havnesystem uden at se eller teste det først. Den bedste løsning er at starte med en live demonstration, som kan tilpasses til dine unikke behov.

Under en live demo-session leder en sælger dig gennem softwaren. Du kan stille spørgsmål og prøve få en bedre forståelse for, hvordan forskellige funktioner potentielt vil gavne din marina og forenkle dine daglige administrative opgaver.

Hvis det er muligt, så bed om at modtage dine egne loginoplysninger til systemet, så du kan klikke rundt og føle, hvordan alt fungerer og ser ud. Prøv også at udføre de vigtigste opgaver, du har brug for systemet til at hjælpe dig med.

Bedre at se noget én gang end at høre om det tusind gange, passer perfekt her perfekt.

Konklusion

Adminstrationssystemer kan spare dig for meget besvær og kedeligt taste arbejde, men hvis du vælger det forkerte system kan det give en masse ekstraarbejde og frustration

Det kan være svært at træffe det rigtige valg. Der er dog visse faktorer, som du bør overveje, uanset hvilket system du vælger. At overveje alle faktorerne ovenfor kan hjælpe dig på rejsen.